Deeltijdwerken
De bekendste en meest ingeburgerde manier van flexibel werken is het werken in deeltijd, ook wel parttime werken genoemd. De werknemer werkt dan minder uren per week of maand dan de standaard fulltime week.
Duobaan
Een andere vorm van flexibel werken is de duobaan. Een duobaan is één (fulltime) baan die wordt uitgevoerd door twee of meer medewerkers. De verantwoordelijkheden en taken van de functie zijn verdeeld. De uren, het loon en de privileges van de baan worden evenredig verdeeld tussen de duobaan-partners verdeeld.
Thuiswerken
De laatste jaren zijn de mogelijkheden om online te werken toegenomen. Hierdoor kunnen werknemers steeds vaker tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Veel werkgevers bieden dan ook waar mogelijk enige vorm van thuiswerken aan. Gedeeltelijk op de bedrijfslocatie werken en gedeeltelijk vanuit huis werken heet ook wel ‘hybride werken’.
Flexibele werktijden
Flexibel werken kan ook zien op aanpassing van de arbeidstijden. Van oudsher zijn werkgevers gewend vaste werktijden aan te houden. Alle werknemers werken dan bijvoorbeeld van 9 tot 17 uur. Tegenwoordig kiezen sommige werkgevers er echter voor om werknemers hierin een keuze te bieden. Een werknemer mag dan bijvoorbeeld zelf bepalen wanneer hij tussen 7 en 10 uur begint en wanneer hij tussen 15 en 18 uur stopt, mits hij 8 uur op een dag werkt.
Zelfroostering
Een minder bekende manier van flexibel werken is zelfroostering. Bij zelfroostering laat je de werknemers zelf bepalen wie wanneer welke dienst draait, uiteraard binnen de van hogerhand aangegeven bezettingsnorm. Hierbij is het van belang dat de arbowetgeving in acht wordt genomen en maximale werktijden niet worden overschreden.
Zelfroostering is een goed alternatief voor de werknemer (en werkgever) voor wie thuiswerken niet mogelijk is. De werknemer is dan gebonden aan een locatie, bijvoorbeeld in de zorg, binnen callcenters, de detailhandel of het vervoersbedrijf. Vaak loont het om in een pilot te starten om het draagvlak voor zelfroostering te vergroten. Dit is zowel voor het personeel, het management en de ondernemingsraad.
Het Nieuwe Werken
De term Het Nieuwe werken wordt al meer dan tien jaar gebruikt. Zo ‘nieuw’ is deze term en vorm van werken dus inmiddels niet meer. Toch wordt de term nog vaak gebruikt om beleid voor tijds- en plaatsonafhankelijk werken te benoemen. Hierbij werkt de werknemer niet meer altijd van negen tot vijf en ook niet altijd op kantoor.
Het Nieuwe Werken is erop gericht om werknemers meer vrij te laten, meer verantwoordelijkheden te geven en uiteindelijk daardoor beter te laten presteren. Sinds 1 januari 2016 wordt het Nieuwe Werken ook (uitgebreider) ondersteund door middel van arbeidsrechtelijke wetgeving: de Wet flexibel werken.
Wet flexibel werken
Op grond van de Wet flexibel werken kan een werknemer een verzoek indienen bij de werkgever om zijn arbeidsduur, werktijden en/of arbeidsplaats aan te passen. De aanpassing van de arbeidsduur is geen absoluut recht. Dit betekent dat de werknemer de aanpassing niet kan afdwingen. De werkgever mag het verzoek aan de andere kant niet zomaar weigeren, maar is verplicht het verzoek in behandeling te nemen, met de werknemer in gesprek te gaan, schriftelijk te reageren op het verzoek en bij afwijzing dit schriftelijk te beargumenteren.
Wetsvoorstel werken waar je wil
Het recht om de arbeidsplaats te wijzigen is momenteel minder goed verankerd in de wet dan het recht op aanpassing van werktijden of aantal arbeidsuren. De initiatiefnemers van het wetsvoorstel Wet werken waar je wil willen dit, mede met oog op de veranderde tijdsgeest (toename thuiswerken), gelijktrekken. In het wetsvoorstel wordt voorgesteld om een verzoek van de werknemer om de arbeidsplaats aan te passen op eenzelfde wijze te behandelen als een verzoek ter aanpassing van de arbeidsduur of werktijd.
In XpertHR vind je als abonnee een kennisdocument met informatie over de Wet flexibel werken en de regels rond aanpassing van de arbeidsduur, werkplek en arbeidstijden. Daarnaast zijn voorbeeldbrieven opgenomen, zoals een voorbeeldverzoek voor aanpassing van de arbeidsduur of voorbeeldbevestiging van aanpassing van de arbeidsduur.
De regeling voor aanpassing van de arbeidsduur geldt niet voor kleine bedrijven. Ook daarvoor bevat XpertHR een voorbeeldregeling aanpassing arbeidsduur kleine bedrijven.
Voordelen en nadelen flexibel werken en Het Nieuwe Werken
Aan thuiswerken en andere vormen van flexibel werken zitten voor werkgever en werknemer zowel voordelen als nadelen. Een groot voordeel is dat er geen reistijd (meer) is. Dit bespaart veel tijd en geld. Ook het zelf indelen van een werkdag is voor veel werknemers van grote waarde. Bovendien kan een werknemer zich thuis helemaal concentreren op het werk, waardoor de productiviteit omhoog gaat. Voor een werkgever zit daarnaast het voordeel vaak nog in besparing op kantoorruimte.
Controle op thuiswerken
Een groot nadeel voor de werkgever ten aanzien van thuiswerken is de mogelijkheid tot controle. Door het op afstand werken is het voor de werkgever lastiger om de werknemer goed in de gaten te houden. Vertrouwen is hierbij noodzakelijk, maar ook moeten partijen blijven communiceren.
Zoals hiervoor aangehaald, kan het geven van meer verantwoordelijkheden een positief effect hebben. Te veel verantwoordelijkheden kunnen echter ook doorschieten in uitval (ziekte), disfunctioneren of misbruik van de werknemer. Het is van belang dat de werknemer goed is begeleid. Dit kun je eventueel ondersteunen met bijvoorbeeld een coachingstraject.
Een nadelig gevolg van flexibel werken en de opkomst van de informatiesamenleving kan zijn dat de ruimte om volledig te kunnen ontspannen, zowel fysiek als psychisch, onder druk kan komen te staan. Werknemers zijn bijna altijd bereikbaar en ze voelen de druk om ook in vrije tijd te reageren op werkberichten. Maak hierover daarom goede afspraken met werknemers, waarbij je grenzen stelt aan de bereikbaarheid.
Afspraken thuiswerken vastleggen
Leg afspraken over thuiswerken vast in een thuiswerkregeling en thuiswerkovereenkomst. Daarin staat bijvoorbeeld op welke dagen een werknemer thuis werkt, welke apparatuur is vergoed en hoe en wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn.
Arboregels bij thuiswerken en flexibele arbeidstijden
Ook op een thuiswerkplek en/of bij flexibele werktijden zijn de wettelijke regels rondom arbeidsomstandigheden en arbeidstijden van toepassing. Wanneer een werknemer vanuit huis werkt, dan wel vanuit een andere plek, is het de taak van werkgever dat elke werkplek voldoet aan de wetgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden.
Er moet voorzichtig worden omgegaan met structureel werken buiten de reguliere werkplek of arbeidstijden. Dit kan niet alleen een overtreding van de arbo- en arbeidstijdenwetgeving, maar soms ook een aanspraak op een overwerkvergoeding, vermeerdering van arbeidsduur of uitval. De Inspectie SZW kan boetes opleggen indien de thuiswerkplekken van werknemers niet voldoen aan de Arbowetgeving of arbeidstijden niet in acht worden genomen.
Inrichting thuiswerkplek
Geef je werknemers de mogelijkheid om vanuit huis te werken, dan moet je dat faciliteren door technologie en benodigde apparatuur beschikbaar te stellen. Als werkgever ben je daarnaast verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Je moet de werkruimten zo inrichten dat werknemers door hun werk geen fysieke of psychische klachten krijgen. De werkgever kan ervoor kiezen om de thuiswerkplek zelf in te richten. Een andere mogelijkheid is om een deskundige of de werknemer zelf te laten controleren of de thuiswerkplek voldoet aan de arbonormen, bijvoorbeeld aan de hand van een checklist of foto. Ter controle moet de leidinggevende dit dan wel bespreken met de werknemer.
Moet de werkgever de inrichting van de thuiswerkplek vergoeden?
In de Arbeidsomstandighedenwet is vastgelegd dat de werkgever de kosten die hij maakt om te voldoen aan arbowetgeving niet bij werknemers in rekening mag brengen. De kosten om de thuiswerkplek ergonomisch in te richten komen dus voor rekening van de werkgever.
Het is daarom van belang afspraken over vergoeding van kosten voor inrichting van de thuiswerkplek vast te leggen in de thuiswerkregeling of thuiswerkovereenkomst. Daarnaast is het belangrijk om af te spreken welke faciliteiten de werkgever verzorgt en welke kosten de werknemer (gedeeltelijk) vergoed krijgt als deze zelf middelen aanschaft of bepaalde kosten maakt in verband met arbo-eisen. Spreek ook af dat de werknemer faciliteiten weer inlevert als het thuiswerken stopt. Let wel op, als een werknemer zelf heeft verzocht om thuis te werken op grond van de Wet flexibel werken dan kun je dit thuiswerken niet zomaar intrekken.
Wat zijn de fiscale regels voor vergoeding van de inrichting van de thuiswerkplek?
Voor de werkruimte thuis zijn verschillende fiscaal gunstige regels van toepassing, zoals voor de inrichting, de apparatuur en overige voorzieningen. Voor de overige voorzieningen moet onderscheid worden gemaakt naar de werkruimte thuis die kwalificeert als werkplek in de zin van de fiscale wet- en regelgeving en de werkruimte thuis die niet kwalificeert als werkplek.
Inrichting werkruimte thuis
Voor de inrichting van de werkruimte thuis zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gericht vrijgesteld voor zover de werkgever deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt op basis van een arboplan of een risico-inventarisatie en -evaluatie die voortkomt uit de arbowet- en regelgeving. Dit kan gelden voor een bureau en een bureaustoel, goede verlichting, et cetera.
Apparatuur en overige voorzieningen thuiswerkplek
Voor de voorziening van apparatuur in de werkruimte thuis geldt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. De werkgever bepaalt voor de werknemer welke gereedschappen, computers en dergelijke apparatuur, mobiele communicatiemiddelen et cetera noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van deze voorzieningen is gericht vrijgesteld wanneer de werknemer tot teruggaaf van de voorzieningen verplicht is of een vergoeding moet geven voor de restwaarde, wanneer de werknemer de voorzieningen niet meer nodig heeft (bijvoorbeeld bij het einde van de dienstbetrekking). Bovendien mag de werknemer geen bestuurder of commissaris zijn in de onderneming van de werkgever, tenzij de werkgever aannemelijk maakt dat de voorziening een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking van de bestuurder of commissaris gebruikelijke voorziening is. Voorzieningen vanuit het noodzakelijkheidscriterium zijn niet ‘uit te ruilen’ in het kader van een cafetariasysteem.
Om gebruik te kunnen maken van deze vrijstelling, gelden om precies te zijn de volgende voorwaarden:
- De werknemer moet de apparatuur ook daadwerkelijk voor het werk gebruiken.
- Bij uitdiensttreding of beëindiging van het gebruik moet de werknemer het apparaat inleveren dan wel de restwaarde ervan vergoeden.
- De werkgever mag de vergoeding of verstrekking niet uitruilen in een cafetariamodel.
- Er wordt maar één apparaat van hetzelfde soort vergoed.
Bij verstrekking of vergoeding aan een bestuurder of commissaris geldt een strengere noodzakelijkheidstoets.
Hulpmiddelen
Ook hulpmiddelen voor de werkruimte thuis zijn gericht vrijgesteld. Het gaat hier om hulpmiddelen die ook elders gebruikt kunnen worden (lees: buiten de werkruimte thuis), maar die geheel of nagenoeg (90%) geheel zakelijk gebruikt worden. Bij deze hulpmiddelen kunt u denken aan papier, inkt, pennen of apparatuur die de werkgever niet noodzakelijk vindt voor de uitvoering van de werkzaamheden et cetera.
Voorzieningen op de werkplek
Een werkruimte in de woning van de werknemer is in fiscale zin een werkplek, wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: zo heeft de ruimte bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.
- Tussen de werkgever en de werknemer is een zakelijke huurovereenkomst gesloten waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt.
- De werknemer werkt in die ruimte.
Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, geldt de nihilwaardering voor voorzieningen (in redelijkheid) op de werkplek, zoals:
- consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd (bijvoorbeeld koffie uit een koffieautomaat);
- ter beschikking gestelde voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt.
Daarnaast geldt dat de vergoeding van energiekosten niet belast is, omdat er geen sprake is van loon: het zijn intermediaire kosten voor zover de kosten betrekking hebben op de werkplek.
Als niet aan de drie hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, dan is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van bijvoorbeeld consumpties of andere voorzieningen belast, maar de werkgever mag die zaken ook aanwijzen als werkkosten (mits gebruikelijk).